En el ámbito empresarial, el principal objetivo es aumentar la productividad. Con este propósito, hoy en día, las compañías se concentran en la estandarización de procesos, ya que esto facilita alcanzar eficiencia, calidad y uniformidad en cada operación.
De este modo, la estandarización de procesos se convierte en el pilar fundamental de cualquier empresa que requiera delimitar de forma precisa y clara sus funciones y procedimientos, con el fin de realizar algo de igual forma en cada oportunidad.
Debido a la creciente popularidad de estos métodos, AK Digital es una compañía que se especializa en transformación digital y busca inculcar la cultura de la innovación en las empresas, mientras optimiza su desempeño. Si quieres conocer la importancia de tener procesos estandarizados, los beneficios que ofrecen y cómo pueden ser aplicados en tus negocios, no dejes de informarte.
¿De qué trata la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados funcionan como una guía seguida por múltiples empresas para ejecutar sus tareas de forma eficiente y coherente. Implica definir una serie de pasos a seguir, como un método, para cada actividad, ya sea en producción o incluso en atención al cliente.
¿Qué ventajas tiene disponer de procesos estandarizados?
Una inquietud persistente de los dueños es preservar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de procesos, esta preocupación se minimiza, pues asegura que las actividades se realizarán de forma consistente. Además, estas son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: se optimizan los flujos de trabajo y se eliminan actividades superfluas, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al adherirse a normas preestablecidas se asegura la obtención de resultados fiables, reduciendo la variabilidad y los errores, mejorando significativamente la calidad del servicio y los productos.
- Facilidad de instrucción: la guía clara y directa favorece que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer cómo se ejecutan las tareas al detalle facilita la toma de decisiones informadas y realistas, acelerando así la resolución de posibles problemas.
- Facilidad de implementación de cambios: al tener todo bien organizado y definido, es fácil determinar cómo impactarán los cambios y mejoras previstas.
¿Cómo se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos en una empresa es crucial considerar diversos elementos, como las necesidades específicas del negocio. A continuación, se enumeran los pasos más fundamentales:
Identificación de procesos clave
El primer paso es identificar los procedimientos más relevantes de la empresa. Para realizarlo, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que permiten evaluar cada fase y tarea, identificando sus puntos fuertes, debilidades, cuellos de botella y hasta posibles áreas de mejora.
Definición de objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, será fundamental crear documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, se deben establecer las KPI, ya que son esenciales para evaluar el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Elabora manuales concisos, claros y detallados, que sean fáciles de seguir y comprender. En estos manuales, cada paso y tarea debe estar descrito, permitiendo detectar fácilmente cualquier fallo que pueda surgir. Además, son útiles para entrenar a los equipos involucrados, asegurando que todos conozcan los nuevos estándares. Para conseguirlo, la comunicación es esencial, por lo que es importante usar diversos canales para mantener informados a todos, siendo la nube una herramienta valiosa.
Puesta en práctica
Es aconsejable comenzar con un piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala para corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Esto es esencial para una transición gradual, ya que se debe cambiar a una nueva estructura sin que el impacto se sienta demasiado.
Supervisión y mejora continua
Es necesario evaluar periódicamente las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si se encuentran desviaciones, se deben identificar sus causas y tomar las acciones necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: eleva tu empresa a otro nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de solo tener tareas documentadas de manera uniforme. Realmente implica establecer criterios claros de rendimiento, medir el éxito mediante métricas y asignar responsabilidades específicas a los equipos participantes.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta lograr la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es fundamental en la industria actual, y empresas como AK Digital lo hacen realidad. Esta compañía domina las herramientas tecnológicas de integración que permiten alcanzar eficiencia y maximizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede impulsarte a subir tu empresa al siguiente nivel y aprovechar los procesos estandarizados, asegúrate de contactarlos a través de su sitio web.
